Arbeits- und Produktionsprozesse verändern sich stetig. Die Digitalisierung durchdringt nahezu alle Lebensbereiche zusehends; mit zuvorderst: die Arbeitswelt. Die Erbringung von Arbeit und ihrer einzelnen Komponenten, namentlich auch der Strukturen, in denen sie erbracht wird, entwickelt sich immer mehr hin zu einem dezentralen System. Dies bedingt nahezu zwangsläufig in zunehmendem Maße die Erbringung von Tätigkeiten in einem stetig mobiler werdenden Arbeitsumfeld. Arbeitsleistungen können heutzutage weitestgehend auch losgelöst von festen betriebs- bzw. ortsgebundenen Strukturen erbracht werden. Der heute schon wieder nahezu „altbacken“ klingende Begriff der „Telearbeit“ ist hier nur ein Begriff einer sich immer weiter entgrenzenden Arbeitswelt.
Telearbeit
Unter dem Begriff Telearbeit werden landläufig diejenigen Arbeitsformen zusammengefasst, bei denen Mitarbeiter ihre Arbeit (ganz oder teilweise) außerhalb der Betriebsstätte des Arbeitgebers erbringen.
Erfasst werden also Arbeiten außerhalb der regulären Betriebsstätte des Arbeitgebers, unabhängig davon, ob die Arbeitsleistung von einem fest eingerichteten Arbeitsplatz (Home Office oder eingerichtete Büroorganisation eines Co-Working-Spaces) oder von unterwegs (mobil) erfolgt. Dabei erfasst der Begriff der Telearbeit im engeren Sinne die Tätigkeit im (klassischen) Home Office.
Gesetzlich hat der „Telearbeit“ im engeren Sinne in der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) eine Regelung erfahren. § 2 Abs. 7 ArbStättV definiert Telearbeit wie folgt:
„Telearbeitsplätze sind vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat.“
Zudem legt die gesetzliche Bestimmung fest:
„Ein Telearbeitsplatz ist vom Arbeitgeber erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben und die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person im Privatbereich des Beschäftigten bereitgestellt und installiert ist.“
Telearbeit im weiteren Sinne umfasst darüber hinaus das vollständig mobile Arbeiten, die sog. Remote Work bzw. das sog. Mobile Office.
Letzteres ist bisher noch nicht gesetzlich definiert. Das mobile Arbeiten zeichnet sich im Wesentlichen dadurch aus, dass die Erbringung der Arbeitsleistung weder an das Büro, noch an den häuslichen Arbeitsplatz (stationär) gebunden ist.
Über mobile Endgeräte (mobile devices wie Smartphone, Tablet-PCs, Laptop) oder über Cloud-Lösungen können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ortsungebunden ihre Arbeit unabhängig von festen Arbeitszeiten und festen Arbeitsplätzen erledigen.
Home Office und Mobile Work bergen auch Risiken
Dies bringt auf der einen Seite viele Möglichkeiten mit sich, birgt allerdings auf der anderen Seite auch viele Risiken.
Arbeitgeber müssen darauf achten, dass auch im Home Office die Bestimmungen des Arbeitgesetzes sowie die Vorschriften zum Arbeitsschutz und nicht zuletzt zum Datenschutz eingehalten werden, um Bußgelder zu vermeiden.
Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes – Regelung und Erfassung der Arbeitszeit
Auch im Home Office sind die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) zu beachten. Arbeitnehmer müssen daher auch bei der Arbeit von zu Hause die Regelungen zu Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie zu Sonn- und Feiertagsarbeit zu beachten.
Einhaltung des Arbeitsschutzes – Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung
Die Vorgaben des Arbeitsschutzes, einschließlich der Vorgaben der Betriebssicherheitsverordnung und der arbeitsmedizinischen Vorsorge, sind auch im Home Office einzuhalten. Dies beinhaltet zwar keine Kontrollpflicht des Homeoffice-Arbeitsplatzes, erfordert aber eine genaue Befragung der Umstände sowie eine angemessene Unterweisung der Arbeitnehmer/innen. Es empfiehlt sich auch insoweit eine Regelung und Dokumentation.
Datenschutz ist immer ein Thema
Dabei sind bei der Ausübung dienstlicher Tätigkeiten vom Home Office oder von unterwegs (Mobile Office) neben diversen arbeitsrechtlichen Fragen, wie z.B. eines hinreichenden Unfallversicherungsschutzes (lediglich betrieblich veranlasste und dienstliche Wege sind versichert) oder arbeitszeitrechtlichen Vorgaben in zunehmendem Maße Themen wie Datensicherheit und Datenschutz vordringlich zu beachtende Themen. Dies gilt sowohl im Interesse der Unternehmen, welches ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine möglichst flexible Erbringung ihrer Arbeitsleistung ermöglichen möchten. Gleichermaßen sind diese Themen indes auch durch die Mitarbeiter im eigenen Interesse selbst zu beachten. Die Schaffung und Einhaltung eines effektiven Datenschutzes und eines optimalen Maßes an Datensicherheit ist mindestens vertragliche Nebenpflicht. Die Verletzung datenschutzrechtlicher Vorschriften ist dabei als wichtiger Grund an sich i.S.v. § 626 BGB geeignet.
Spätestens seit Geltung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gilt es datenschutzrechtliche Verpflichtungen ernst zu nehmen. Unternehmen wie ihre Mitarbeiter sollten sich der Risiken einer „technischen Mobilisierung von Arbeit“ bewusst sein. Zumal auch im Home Office mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird. Sofern Mitarbeiter sodann auch noch überlassen wird, ihre zu Hause vorhandene eigene Hard- und Software (hauseigener PC mit eigener Router-/WLAN-Technik, eigenen Software-Lizenzen etc.) zu nutzen, stellt sich das Home Office im Wesentlichen nicht anders dar, als die Nutzung privater IT/Endgeräte (Smartphone. Laptop etc.) für dienstliche Zwecke (Bring Your Own Device).
Beim sog. Mobile Office besteht ein demgegenüber sogar noch gesteigertes Risiko, da bei dieser Arbeitsform mobile Endgeräte außerhalb abgrenzbarer Räume wie den eigenen vier Wänden verwendet werden. Das Risiko des Abhandenkommens unddes unberechtigten Zugriffs Dritter auf personenbezogene oder geschäftliche Daten, deren Beschädigung sowie deren Verlusts ist erheblich.
Mit einer Verlagerung von elektronischen Datenbeständen in den außerbetrieblichen Bereich verringern sich zwangsläufig die Kontrollmöglichkeiten des Unternehmens. Auf der anderen Seite steigt die potentielle Gefahr unberechtigter Zugriffe Dritter. Da das jeweilige Unternehmen – der Arbeitgeber – im Zweifel weiterhin Verantwortlicher im Sinne der DS-GVO bleibt, sind Arbeitgeber gut beraten, sich der mit Telearbeit im engeren wie im weiteren Sinne verbundenen Risiken bewusst zu sein und bestmögliche technische wie organisatorische Maßnahmen zu treffen, um Datenschutz und Datensicherheit auch bei diesen Formen der Arbeitserbringung zu gewährleisten.
To do: Vereinbarung über Home Office oder Mobile Work
Ein wesentlicher Teil der organisatorischen Maßnahmen, die einem Unternehmen abzuverlangen sind, sofern es sich mit dem Gedanken trägt, seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit des Mobilen Arbeitens, d.h. der Telearbeit, zu ermöglichen, ist eine schriftliche Vereinbarung für die Tätigkeit im Home- bzw. Mobile Office, im Rahmen derer insbesondere Vorgaben bezüglich des Datenschutzes und der technischen und organisatorischen Datensicherheit definiert und deren Sicherstellung vereinbart werden; dies dient der Absicherung beider Arbeitsvertragsparteien.
Unternehmen sollte bewusst sein, dass es einer solchen Vereinbarung ohnehin bedarf:
Ohne entsprechende arbeitsvertragliche Grundlage ist es Arbeitgebern grundsätzlich nicht möglich, Mitarbeiter im Home Office bzw. im Mobile Office einzusetzen.
Das Direktionsrecht des Arbeitgebers alleine vermag eine Zuweisung einer Tätigkeit in Telearbeit nicht zu rechtfertigen.